Selectus – Faculty Recruiting Tool

Selectus – Das Faculty Recruiting Tool

Die Abläufe bei Rekrutierungsverfahren an Fakultäten verlaufen häufig mit einem hohen administrativen Aufwand, da viele Tätigkeiten manuell erfolgen. Bewerbungen beinhalten oft nicht alle geforderten Unterlagen oder müssen für die Kommissionsmitglieder kopiert, von Hand in Listen eingetragen und per Post versandt werden.

Die Kommission verbringt viel Zeit damit, die Unterlagen zu sichten, zu strukturieren und mit Notizen zu versehen. In den Kommissionssitzungen werden die Überlegungen vertieft und jede Bewerbung einzeln behandelt, auch bei chancenlosen Bewerbungen.

Selectus vereinfacht und strukturiert den Bewerbungsprozess mit Web-Formularen und vordefinierten Dokumenttypen. Anstelle von ausgedruckten Unterlagen erhalten die Kommissionsmitglieder einen Online-Zugang zu den Bewerbungen. Mit einem einfachen Mechanismus wird für jede Bewerbung vor der ersten Kommissionssitzung ein A-B-C Rating durchgeführt.

Die wertvolle Zeit in den Kommissionssitzungen kann nun fokussiert für die Besprechung der A- und B-Kandidaten verwendet werden, denn die Bewerbungen mit einer C-Beurteilung durch die Kommission sind sofort erkennbar.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Broschüre.

Ziele und Funktionen

 

Mit dem fx Recruiting Tool können bei Universitäten die Kosten für Aufwand und Druck massiv reduziert werden. Das Tool vereinfacht die Bewerbungsprozesse sowohl für den Bewerber als auch für die Entscheider.

Ziele

Optimierung Bewerbungs- und Auswahlprozess

  • Reduktion Administrativer Aufwand
  • Erhöhung Qualität Bewerbungsdossiers, Einheitlichkeit
  • Minimieren Papierverbrauch, Portokosten
  • Steigerung Effizienz für erste Kommissionssitzung

Rahmenbedingungen

  • Einfach: hohe Usability, keine unnötigen Features
  • Web basiert: ohne Installation, für alle Betriebssysteme
  • Sicher: sensitive Daten

Funktionen

Administration

  • Erstellen, ändern, löschen, Listen generieren
  • Freie Stellen
  • Bewerbungen
  • Kommissionsmitglieder

Elektronischer Bewerbungsprozess

  • Erfassen von Personalien
  • Upload Dokumente (CV, Motivationsschreiben etc.)
  • eMail-Benachrichtigung über Eingang der Bewerbung

Kommissionsunterstützung

  • Digitale Distribution der Bewerbungsunterlagen und Listen
  • A-B-C Rating auf Onlineplattform vor erster Kommissionssitzung
  • Notitzfunktion, Combined-PDF Download, Listen, Rating Workflow

 

Use Cases

 

Recrutierungsprozesse ähneln sich, sind aber im Detail sehr spezialisiert. Mit dem fx Recruiting Tool kann auf die einzelnen Prozesse differenziert eingegangen werden. Jede Lösung wird für den Kunden genau an seine Bedürfnisse angepasst und optimiert.

Dennoch lassen sich Grundstrukturen festlegen, die im Folgenden anhand von Use Cases aufgezeigt werden.

Freie Position verwalten

Die freien Positionen werden vom Staff in dem System erfasst und zur Bewerbung freigegeben. Eine Position kann in den folgenden Status sein:

  • preparation
  • published
  • published & in screening
  • closed & in screening
  • closed

Bewerbung für eine Position

Auf der Homepage der Universität ist ein Verweis auf die freien Position angegeben. Folgt man dem Link so gelangt der Bewerber auf einer von dem System generierten Seite mit der Liste der freien Positionen. Aus der Positionsliste wählt der Bewerber eine offene Position aus. Es folgt ein Fragebogen bei dem die Personalien angegeben und die notwendigen Dokumente als PDF hochgeladen werden müssen.

Nach erfolgreichem Abschluss der Bewerbung erhält der Bewerber ein Bestätigungs-eMail. Aus Sicht des Bewerbers ist der elektronisch unterstützte Prozess hier abgeschlossen. Die weitere Kommunikation erfolgt über manuelle Prozesse (Post, eMail).

Bewerbungsliste zusammenstellen

Sobald die Kommissionsmitglieder feststehen kann der Staff aus dem System eine Liste der Bewerber generieren und diese an die Kommissionsmitglieder verschicken.

Im System wird der Status der Position von „ published“ auf „ published & in screening“ geändert.

Kommissionsmitglieder verwalten

Der Staff erfasst für die Kommissionsmitglieder auf dem System Benutzerkonten und teilt diesen Rechte für die einzelnen Positionen zu. Die Rechte können jederzeit auch wieder entzogen werden.

Bewerbung ansehen

Positionen, die im Zustand „published & in screening“ oder „ closed & in screening“ sind können von den Kommissionsmitgliedern angesehen werden. Die folgenden Funktionen stehen zur Verfügung:

  • Anzeige der Liste der Bewerbungen
  • Anzeige der Personalien einer Bewerbung
  • Anzeige der hochgeladenen Dateien einer Bewerbung als Einzeldateien sowie als eine Gesamtdatei
  • Anzeige der A-B-C Bewertung einer Bewerbung
  • Anzeige der A-B-C Bewertung der anderen Kommissionsmitglieder einer Bewerbung
  • Kommentarfunktion (optional) für eine Bewerbung

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Bewerbung bewerten

Bewerbungen können direkt in der Liste aller Bewerbungen oder in der Detailansicht einer Bewerbung mit dem A-B-C Rating bewertet werden. Als Standardwert ist kein Rating gesetzt, Ratings müssen von den Kommissionsmitglieder explizit vorgenommen werden.

Bewerbungen mit C-Ratings werden in der Bewerbungsliste rot hinterlegt, A und B Ratings in grün. Die Sortierung der Liste ist per Default nach Rating eingestellt, so dass zuoberst die Bewerbungen ohne Rating, dann die A, B und zuletzt die C Ratings erscheinen. Innerhalb des selben Ratings wird nach Nachnamen sortiert. Die Sortierung kann vom Benutzer beliebig geändert werden.

Die Bewertung einer Bewerbung kann von den Kommissionsmitgliedern jederzeit geändert und mehrfach angepasst werden.

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Bewertungsliste zusammenstellen

Vor der Kommissionssitzung kann der Staff für jede Bewerbung die Liste der A-B-C Ratings aller Kommissionsmitglieder herunterladen und ausdrucken. Während der Sitzung müssen dann nur noch die fehlenden Ratings abgeholt bzw. Kandidaten mit A und B Ratings diskutiert werden.

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Finaler Entscheid eintragen

Nach dem Entscheid der Kommission wird dieser finale Entscheid vom Staff im System eingetragen.

Absagen versenden

Bewerbern, die von vornherein oder während des Prozesses mit dem Rating C bewertet werden, verschickt das System eine automatisierte eMail. Die C-Bewertung kann auch durch den Staff erfolgen, wenn z.B. klar ersichtlich ist, dass die Bewerber sich für eine falsche Stelle oder einfach nur wahllos beworben haben.

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frentix Angebot

Entwicklung

Das fx Faculty Recruting Tool wird speziell an Ihre Bedürfnisse angepasst. In einem SCRUM Prozess werden die einzelnen User Stories erfasst und priorisiert. Anschliessend werden fehlende Funktionen neu umgesetzt und Konfigurationen angepasst.

Hosting & Wartung

frentix hosted das System auf den eigenen Servern in Zürich. Wahlweise kann das System auch bei der Universität installiert werden, in diesem Fall übernimmt frentix die Wartung des Systems inkl. der Updates.

Schulungen

frentix bietet individuelle Schulungen vor Ort oder auch virtuell an.

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