Selectus – Faculty Recruiting Tool

Selectus – Das Faculty Recruiting Tool

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Die Abläufe bei Rekrutierungsverfahren an Fakultäten verlaufen häufig mit einem hohen administrativen Aufwand, da viele Tätigkeiten manuell erfolgen. Bewerbungen beinhalten oft nicht alle geforderten Unterlagen oder müssen für die Kommissionsmitglieder kopiert, von Hand in Listen eingetragen und per Post versandt werden.

Die Kommission verbringt viel Zeit damit, die Unterlagen zu sichten, zu strukturieren und mit Notizen zu versehen. In den Kommissionssitzungen werden die Überlegungen vertieft und jede Bewerbung einzeln behandelt, auch bei chancenlosen Bewerbungen.

Selectus vereinfacht und strukturiert den Bewerbungsprozess mit Web-Formularen und vordefinierten Dokumenttypen. Anstelle von ausgedruckten Unterlagen erhalten die Kommissionsmitglieder einen Online-Zugang zu den Bewerbungen. Mit einem einfachen Mechanismus wird für jede Bewerbung vor der ersten Kommissionssitzung ein ABC-Rating durchgeführt.

Die wertvolle Zeit in den Kommissionssitzungen kann nun fokussiert für die Besprechung der A- und B-Kandidaten verwendet werden, denn die Bewerbungen mit einer C-Beurteilung durch die Kommission sind sofort erkennbar.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Broschüre.

Geschichte

Die Faculty Recruiting Tool Software wurde gemeinsam mit der ETH Zürich und frentix GmbH entwickelt, basierend auf den Business-Prozessen und Abläufen des Office for Faculty Affairs der ETH Zürich. Die Anforderungsanalyse, Konzept, Design und Umsetzung für das Faculty Recruiting Tool wurden durch frentix GmbH durchgeführt. Das Faculty Recruiting Tool wird seit 2010 produktiv für alle Recruiting-Prozesse der ETH Zürich verwendet.

Die ETH Zürich ist eine der führenden internationalen Universitäten für Technologie und Naturwissenschaften. Sie ist bekannt für ausgezeichnete Lehre, bahnbrechende fundamentale Forschung und das direkte Umsetzen der Resultate in die Praxis. Gegründet im Jahr 1855 hat die ETH heute mehr als 20’600 Studierende, davon 4’000 Doktorierende, aus über 120 Ländern sowie 530 Professorinnen und Professoren. Forschenden wird ein inspirierendes Arbeitsumfeld geboten, Studierenden eine umfassende Ausbildung. 21 Nobelpreisträger haben an der ETH Zürich studiert, unterrichtet oder sich der Forschung gewidmet, was die exzellente Reputation dieser Universität unterstreicht.

Heute wird das Faculty Recruiting Tool unter dem Namen Selectus durch frentix als Standard-Software verbreitet und entwickelt.

© 2010-2015 by ETH Zurich and frentix GmbH, all rights reserved.

Ziele und Funktionen

 

Mit Selectus können Universitäten die Kosten für Aufwand und Druck massiv reduzieren. Das Faculty Recruiting Tool vereinfacht die Bewerbungsprozesse sowohl für die Bewerbenden wie auch für die Entscheider.

Ziele

Optimierung Bewerbungs- und Auswahlprozess

  • Reduktion des administrativen Aufwands
  • Erhöhung der Qualität von Bewerbungsdossiers, Einheitlichkeit
  • Minimierung von Papierverbrauch und Portokosten
  • Steigerung der Effizienz der Kommissionssitzung

Rahmenbedingungen

  • Einfach: hohe Usability, keine unnötigen Features
  • Web-basiert: ohne Installation, für alle Betriebssysteme
  • Sicher: sensitive Daten

Funktionen

Administration

  • Erstellen, ändern, löschen, Listen generieren
  • Freie Stellen
  • Bewerbungen
  • Kommissionsmitglieder

Elektronischer Bewerbungsprozess

  • Erfassen von Personalien
  • Upload von Dokumenten (CV, Motivationsschreiben etc.)
  • eMail-Benachrichtigung über Eingang der Bewerbung

Kommissionsunterstützung

  • Digitale Distribution der Bewerbungsunterlagen und Listen
  • Schlagwörter zur vereinfachten Priorisierung von Bewerbungen
  • Review und ABC-Rating auf Onlineplattform vor Kommissionssitzung
  • Notizfunktion, Combined-PDF-Download, Listen, Rating-Workflow
  • Benachrichtigung über relevante Änderungen (online, eMail)

 

Prozess-Schritte

 

Recrutierungsprozesse ähneln sich, sind aber im Detail sehr spezialisiert. Mit Selectus kann auf die einzelnen Prozesse differenziert eingegangen werden. Jede Lösung wird für den Kunden genau an seine Bedürfnisse angepasst und optimiert.

Dennoch lassen sich Grundstrukturen festlegen, die im Folgenden anhand von Use Cases aufgezeigt werden.

Freie Position verwalten

Die freien Positionen werden von Staff im System erfasst und zur Bewerbung freigegeben. Eine Position kann in den folgenden Status sein:

  • preparation
  • published
  • published & in screening
  • closed & in screening
  • closed
  • archived

Bewerbung für eine Position

Auf der Homepage der Universität ist ein Verweis auf die freien Positionen angegeben. Durch Anklicken des Links gelangen die Bewerbenden auf eine Liste aller ausgeschriebenen Positionen (von Selectus generiert). Nach Auswahl einer offenen Position folgt ein Fragebogen, bei dem die Personalien angegeben und die notwendigen Dokumente als PDF hochgeladen werden müssen.

Nach erfolgreichem Abschluss der Bewerbung erhalten die Bewerbenden eine Bestätigungs-eMail. Aus Sicht der Bewerbenden ist der elektronisch unterstützte Prozess hier abgeschlossen. Die weitere Kommunikation erfolgt über manuelle Prozesse (Post, eMail).

Bewerbungsliste zusammenstellen

Sobald die Kommissionsmitglieder feststehen, kann Staff aus dem System eine Liste der Bewerbungen generieren und diese an die Kommissionsmitglieder verschicken.

Im System wird der Status der Position von „ published“ auf „published & in screening“ geändert.

Kommissionsmitglieder verwalten

Staff erfasst Benutzerkonten für die Kommissionsmitglieder und teilt ihnen Rechte für die einzelnen Positionen zu. Die Rechte können jederzeit wieder entzogen werden.

Bewerbung ansehen

Positionen, die im Status „published & in screening“ oder „closed & in screening“ sind, können von den Kommissionsmitgliedern angesehen und bearbeitet werden. Die folgenden Funktionen stehen zur Verfügung:

  • Anzeige der Liste der Bewerbungen
  • Anzeige der Personalien einer Bewerbung
  • Anzeige der hochgeladenen Dateien einer Bewerbung als Einzeldateien sowie als eine Gesamtdatei
  • Anzeige der eigenen Reviews und ABC-Ratings für jede Bewerbung
  • Anzeige der Reviews and ABC-Ratings der anderen Kommissionsmitglieder für jede Bewerbung
  • Kommentarfunktion (optional) für eine Bewerbung

05_Bewerbungen_sichten

 

Bewerbung bewerten

Bewerbungen können direkt in der Übersichts-Liste oder in der Detailansicht einer Bewerbung mittels ABC-Rating bewertet werden. Dank der (optionalen) Review-Funktion kann das Rating-Resultat auch nachträglich logisch nachvollzogen werden.

Bewerbungen mit C-Ratings werden in der Bewerbungsliste rot hinterlegt, B-Ratings in orange und A-Ratings in grün. Die Bewerbungsliste kann beliebig sortiert werden. Wird nach Rating sortiert, erscheinen zuoberst die Bewerbungen ohne Rating, dann diejenigen mit A-, B- bzw. C-Rating. Innerhalb des selben Ratings wird nach Nachnamen sortiert. Die (optionale) Zuordnung von Schlagworten erlaubt eine weitergehende Sortierung der Bewerbungen.

Die Bewertung einer Bewerbung kann von den Kommissionsmitgliedern jederzeit geändert und mehrfach angepasst werden.

06_Bewertung_abgeben

Bewertungsliste zusammenstellen

Vor der Kommissionssitzung kann Staff eine Liste mit den Bewerbungen herunterladen und ausdrucken, welche die ABC-Ratings der Kommissionsmitglieder beinhaltet. Während der Sitzung müssen dann nur noch die fehlenden Ratings abgeholt bzw. Kandidaten mit A- und B-Ratings diskutiert werden.

07_Listen_Ausdrucken

Finaler Entscheid eintragen

Nach dem Entscheid der Kommission wird dieser finale Entscheid von Staff im System eingetragen (ABC-Decision).

Absagen versenden

Staff kann aus dem System heraus standardisierte Absage-eMails an C-Kandidaten verschicken. Es können verschiedene eMail-Templates hinterlegt werden, um z.B. auch standardisierte eMails an B-Kandidaten zu verschicken. Der eMail-Text kann vor dem Versenden bei Bedarf angepasst werden. Versendete eMails werden im eMail-Log aufgelistet und können dort gesichtet werden.

09_Absagen

 

frentix Angebot

Entwicklung

Selectus wird speziell an Ihre Bedürfnisse angepasst und konfiguriert. Es können zusätzliche Funktionen in Auftrag gegeben werden, welche in die Standard-Software eingepflegt werden.

Hosting & Wartung

frentix hostet das System auf den eigenen Servern in Zürich. Wahlweise kann das System auch an der Universität installiert werden. In diesem Fall übernimmt frentix die Wartung des Systems inkl. der Updates.

Schulungen

frentix bietet individuelle Schulungen an (vor Ort oder online).

Kontakt

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